Compañeros Operaciones
Ventas y Pedidos
Ventas y Pedidos toma los pedidos de tus clientes por WhatsApp y correo, arma la cotización o la orden de venta y confirma stock y fecha de entrega.
- Área
- Operaciones
- Canales
- WhatsApp, Correo, Notas de voz
- Aprobación
- Cotización estándar: sola. Descuento o crédito: aprueba Ventas.
- Silvia, Renzo (Bodega Don Pepe) pide 20 cajas de aceite de 1 L para el jueves, con 5% de descuento por volumen. Hay stock y llega a tiempo. A precio de lista son S/ 2 400.00 más IGV; con 5%, S/ 2 280.00. ¿Apruebas el descuento?
- Apruebo 3%, no 5%.
- Listo: con 3% son S/ 2 328.00 más IGV. Envío la cotización a Renzo y dejo la orden de venta en borrador para el jueves.
- Perfecto.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Lee los pedidos que llegan por WhatsApp y correo, también los que el cliente dicta en una nota de voz.
- Arma la cotización con tu lista de precios vigente y las condiciones de cada cliente.
- Confirma stock y fecha de entrega contra tu ERP antes de responder.
- Prepara la orden de venta en borrador y pasa a Ventas todo pedido con descuento o crédito.
- Avisa al cliente cuando sale el despacho, con la guía de remisión y la hora estimada.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Recibe
Entiende el pedido, aunque llegue en nota de voz, y lo pasa a una orden con productos y cantidades.
- 02
Cotiza
Cruza precios, stock y fecha en tu ERP y responde al cliente con la cotización estándar.
- 03
Escala lo especial
Si piden descuento o crédito, le escribe a Ventas con el motivo y espera su aprobación.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: toda cotización y toda orden pasan primero por Ventas. Con evidencia, pasa a por excepción: la cotización estándar sale sola y cualquier descuento o crédito lo sigue aprobando Ventas. No inventa precios ni condiciones: usa tu lista vigente y lo que Ventas aprobó.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Correo
- Notas de voz
- SAP Business One
- Otros ERP (archivo)
- Hojas de cálculo
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 300 pedidos al mes y 10 minutos por pedido para leerlo, cotizar y verificar el stock a mano, devuelve 50 horas al mes (300 × 10 = 3 000 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Los clientes saben que hablan con una IA?
Sí. Se presenta como el asistente de pedidos de tu empresa y no se hace pasar por una persona. Si el cliente prefiere hablar con alguien, lo pasa a Ventas.
¿Puede prometer una fecha de entrega que no podemos cumplir?
Solo confirma fechas con el stock y el calendario de despacho de tu ERP. Si no hay stock, lo dice y avisa a Ventas.
¿Puede dar un descuento a un buen cliente?
No. Todo descuento o crédito lo aprueba Ventas, por buen cliente que sea.
07 · Operaciones
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.