Compañeros Operaciones
Reclamos
Reclamos registra cada reclamo de tus clientes, pide la evidencia, arma la respuesta con la nota de crédito propuesta y lo sigue hasta el cierre.
- Área
- Operaciones
- Canales
- Correo, WhatsApp
- Aprobación
- Respuesta y nota de crédito: aprueba Calidad o Ventas.
- Gladys, Supermercados Pacífico reclama 6 cajas golpeadas de la factura F001-7790. Tiene fotos y la guía de remisión firmada con observación. Cada caja vale S/ 185.00, así que la nota de crédito propuesta es de S/ 1 110.00. ¿Apruebas la respuesta?
- Sí, pero ofrece reposición de las 6 cajas en lugar de nota de crédito.
- Cambio la propuesta: reposición de 6 cajas en el próximo despacho, sin nota de crédito. Te dejo el texto para tu visto bueno antes de enviarlo al cliente.
- Aprobado, envíalo.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Registra cada reclamo que llega por correo o WhatsApp, con cliente, factura, lote y motivo.
- Pide al cliente la evidencia: fotos, guía de remisión y cantidad afectada.
- Cruza el reclamo con el despacho y con los datos de calidad del lote.
- Arma la respuesta y la nota de crédito propuesta, con el monto y su sustento.
- Sigue el caso hasta el cierre y avisa al cliente y a tu equipo de cada cambio de estado.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Registra
Abre el caso con cliente, factura y lote, y pide la evidencia que falta.
- 02
Analiza
Cruza el reclamo con el despacho y los datos de calidad, y propone una respuesta y una nota de crédito.
- 03
Te lo pasa
Calidad o Ventas aprueban la respuesta y el monto antes de que salgan al cliente.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: todo reclamo y toda respuesta pasan primero por Calidad o Ventas. Con evidencia, pasa a por excepción: el registro y el pedido de evidencia salen solos, y la respuesta y la nota de crédito las sigue aprobando Calidad o Ventas. La nota de crédito la emite una persona en tu sistema de facturación; Reclamos solo la propone.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Correo
- SAP Business One
- Otros ERP (archivo)
- Google Drive
- Hojas de cálculo
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 60 reclamos al mes y 30 minutos de gestión manual por reclamo (registrar, pedir evidencia, redactar y hacer seguimiento), devuelve 30 horas al mes (60 × 30 = 1 800 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Puede dar una nota de crédito al cliente?
No. Propone el monto con su sustento; la aprueba Calidad o Ventas y la emite una persona.
¿Y si el cliente no manda la evidencia?
Se la pide de nuevo y deja el caso marcado como pendiente de evidencia. No lo cierra ni lo rechaza por su cuenta.
¿Le da la razón siempre al cliente?
No. Presenta los hechos (despacho, guía, calidad del lote) y una propuesta, y quien aprueba decide.
07 · Operaciones
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.