Compañeros Operaciones
Compras
Compras recibe tus requerimientos por WhatsApp, pide tres cotizaciones, arma el cuadro comparativo y deja la orden de compra lista para aprobar.
- Área
- Operaciones
- Canales
- WhatsApp, Correo
- Aprobación
- Orden de compra: aprueba quien tiene el nivel de firma. Proveedor nuevo: doble aprobación.
- Necesito 40 filtros de aceite para la flota de Ica, que lleguen el lunes.
- Pedí cotización a tres proveedores. La mejor es Repuestos del Sur: S/ 3 180.00 sin IGV, entrega el lunes. Las otras dos cuestan S/ 3 460.00 y S/ 3 590.00, y una entrega el miércoles. Es proveedor nuevo, así que la OC lleva doble aprobación. ¿La preparo con ellos?
- Sí, prepárala.
- OC 8045 en borrador por S/ 3 180.00 más IGV. Se la envié a Mariana y a Gerencia para la doble aprobación. Cuando la aprueben, aviso al proveedor y sigo la entrega.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Recibe requerimientos por WhatsApp y los convierte en una solicitud con cantidad, especificación y fecha.
- Pide cotizaciones a tres proveedores de tu lista y recoge las respuestas.
- Arma el cuadro comparativo con precio (con y sin IGV), plazo de entrega y condiciones de pago.
- Prepara la orden de compra (OC) en tu ERP para quien tiene el nivel de firma.
- Sigue la entrega con el proveedor y avisa a quien pidió cuando llega o se atrasa.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Entiende
Recibe el requerimiento por WhatsApp y confirma con quien pide qué, cuánto y para cuándo.
- 02
Compara
Pide tres cotizaciones y arma el cuadro comparativo con precio, plazo y condiciones.
- 03
Prepara la OC
Deja la orden de compra en borrador y se la pasa a quien tiene el nivel de firma.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: todo pasa primero por quien tiene el nivel de firma, desde la cotización hasta la OC. Con evidencia, pasa a por excepción: pedir cotizaciones y armar el cuadro comparativo salen solos, y la OC la sigue aprobando quien corresponde, con doble aprobación si el proveedor es nuevo. Nunca paga ni firma contratos: eso lo hace una persona con sus propias credenciales.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Correo
- SAP Business One
- Otros ERP (archivo)
- Hojas de cálculo
- Google Drive
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 40 compras al mes y 45 minutos por compra para pedir tres cotizaciones, compararlas y armar la OC a mano, devuelve 30 horas al mes (40 × 45 = 1 800 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Puede emitir una OC sin que nadie la apruebe?
No. Deja la OC en borrador y la aprueba quien tiene el nivel de firma. Si el proveedor es nuevo, hacen falta dos aprobaciones.
¿Cómo elige a los tres proveedores?
Los toma de tu lista de proveedores y de tus compras anteriores. Tú defines a quiénes puede pedirles cotización.
¿Y si solo hay un proveedor para ese producto?
Lo marca en el cuadro comparativo y pide la aprobación igual, con el motivo a la vista. No inventa alternativas.
07 · Operaciones
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.