Compañeros Gerencia y soporte
Coordinador de Pendientes
El Coordinador de Pendientes saca cada acuerdo de tus reuniones, correos y notas de voz, y lo persigue hasta que se cierra.
- Área
- Gerencia y soporte
- Canales
- WhatsApp, Correo, Notas de voz
- Aprobación
- Recordatorios internos: solos. Escalar a un jefe: aprueba quien creó el pendiente.
- Diego, el pendiente "Enviar el presupuesto de mantenimiento a Rocío" lleva 7 días abierto. Salió de la reunión del lunes. ¿Sigue vigente o lo muevo de fecha?
- Sigue vigente. Muévelo al viernes, espero la cotización del proveedor.
- Listo, nueva fecha: viernes. Si ese día sigue abierto, te escribo otra vez. Escalarlo a tu jefa solo lo hago si Lucía, que creó el pendiente, lo aprueba.
- Perfecto.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Detecta acuerdos en reuniones de Zoom, correos y notas de voz, y propone un responsable y una fecha para cada uno.
- Registra cada pendiente en una sola lista compartida que tu equipo puede consultar.
- Recuerda al responsable a los 2, 7 y 30 días mientras el pendiente siga abierto.
- Reprograma fechas cuando el responsable lo pide y deja el motivo anotado.
- Arma cada semana el resumen para gerencia: qué se cerró, qué sigue abierto y qué está vencido.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Escucha
Lee las actas, los correos y las notas de voz que le conectas, y separa los acuerdos de la conversación.
- 02
Asigna
Propone responsable y fecha para cada pendiente, y quien lo creó los confirma.
- 03
Persigue
Escribe recordatorios a los 2, 7 y 30 días y te pasa cada semana el resumen con lo vencido.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: cada recordatorio y cada resumen pasan primero por la persona que lo supervisa. Con evidencia, pasa a por excepción: los recordatorios internos salen solos y escalar a un jefe lo aprueba quien creó el pendiente. Nunca evalúa a las personas: solo lleva la cuenta de lo acordado.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Correo
- Notas de voz
- ZoomPróximamente
- Calendario
- Hojas de cálculo
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 60 pendientes abiertos por semana y 10 minutos de seguimiento manual por cada uno (buscarlo, escribir el recordatorio, actualizar la lista), devuelve 10 horas a la semana (60 × 10 = 600 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Va a molestar a mi gente sin que yo lo sepa?
En modo supervisado ves cada recordatorio antes de que salga. Después, los recordatorios internos salen solos, siempre con el pendiente, el responsable y la fecha a la vista.
¿Cómo distingue un acuerdo de una simple conversación?
Propone el pendiente con responsable y fecha, y quien lo creó lo confirma. Si falta el responsable, pregunta en vez de adivinar.
¿Hasta dónde llega sin pedir permiso?
Los recordatorios son internos. Subir un pendiente a un jefe necesita la aprobación de quien lo creó.
07 · Gerencia y soporte
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.