Compañeros Gerencia y soporte
Asistente Ejecutivo
El Asistente Ejecutivo ordena tu agenda, prepara cada reunión con sus antecedentes, redacta tus respuestas y organiza tus viajes.
- Área
- Gerencia y soporte
- Canales
- Correo, WhatsApp, Notas de voz
- Aprobación
- Todo envío externo lo aprueba el ejecutivo.
- Oye, necesito viajar a Arequipa el martes y volver el miércoles por la noche. Mueve lo que choque.
- Entendido. Choca tu reunión con Camila del martes a las 10:00. Te propongo pasarla al lunes a las 16:00, que está libre. Vuelos: ida martes 7:10 (S/ 612.00) y regreso miércoles 20:30 (S/ 590.00), total S/ 1 202.00. ¿Los dejo como opción y escribo a Camila?
- Sí, esos vuelos. Y escríbele a Camila.
- Itinerario armado. El mensaje a Camila sale fuera, así que espera tu OK: "Camila, ¿pasamos nuestra reunión del martes al lunes a las 16:00?". No compro nada: la reserva la confirmas tú.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Ordena tu agenda, propone horarios y avisa cuando dos reuniones chocan.
- Prepara cada reunión con un resumen de la persona, los correos recientes y los pendientes abiertos.
- Redacta borradores de respuesta a tus correos, con tu tono, para que los revises.
- Organiza tus viajes: busca opciones de vuelo y hotel y arma el itinerario, sin comprar nada.
- Te manda cada mañana un resumen del día con reuniones, llamadas y cosas por decidir.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Revisa
Lee tu calendario, tu correo y tus notas del día.
- 02
Prepara
Arma el resumen de cada reunión y los borradores de respuesta.
- 03
Te lo muestra
Nada sale en tu nombre sin tu aprobación: te escribe por WhatsApp con el borrador listo.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: todo lo que redacta o agenda pasa primero por el ejecutivo. Con evidencia, pasa a por excepción: la agenda y la preparación de reuniones avanzan solas, y todo lo que se envía fuera lo sigue aprobando el ejecutivo. Nunca compra pasajes ni confirma reservas con una tarjeta: eso lo hace una persona.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Calendario
- Correo
- Google Workspace
- Microsoft 365Próximamente
- Notas de voz
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 30 reuniones a la semana y 10 minutos de preparación y coordinación por reunión, devuelve 5 horas a la semana (30 × 10 = 300 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Puede responder correos en mi nombre?
Redacta el borrador con tu tono. Lo que se envía fuera lo apruebas tú antes de que salga.
¿Puede reservar y pagar vuelos?
No. Busca opciones y arma el itinerario; la reserva y el pago los hace una persona.
¿Qué ve de mi correo y de mi agenda?
Solo lo que le permiten las cuentas y los permisos que tú conectas. Si quitas el permiso, deja de ver ese correo o esa agenda.
07 · Gerencia y soporte
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.