Compañeros Finanzas
Rendición de Gastos
Rendición de Gastos recibe tus fotos de comprobantes por WhatsApp, arma la rendición, la valida contra la política y la envía a tu jefe.
- Área
- Finanzas
- Canales
- WhatsApp, Correo
- Aprobación
- Toda rendición la aprueba el jefe directo.
- Te envío la factura del almuerzo con el cliente en Trujillo, S/ 186.00. Fuimos dos.
- Recibida, Luis. Soy el asistente de rendiciones. La factura sale a nombre de tu empresa y son S/ 93.00 por persona, dentro del tope de tu política. La sumé a tu rendición del viaje a Trujillo. ¿Tienes más comprobantes?
- Falta el taxi del aeropuerto, no tengo comprobante.
- Sin comprobante, tu política pide una planilla de movilidad. La preparo para que la firmes y la agrego a la rendición. Cuando esté completa, se la envío a tu jefe, Jorge.
01 · Qué hace
El trabajo que se lleva de tu mesa.
- Recibe por WhatsApp la foto de cada boleta, factura o recibo, y lee fecha, RUC, monto y concepto.
- Revisa cada comprobante contra la política: que la factura salga a nombre de la empresa, que no se repita y que esté dentro del tope.
- Agrupa los gastos por viaje o por periodo y arma la rendición con su sustento.
- Avisa lo que falta o lo que no cumple la política, y pide a la persona que lo corrija.
- Envía la rendición a tu jefe directo y la sigue hasta que la apruebe.
02 · Cómo trabaja
Paso a paso.
- 01
Recibe
Cada foto de comprobante entra por WhatsApp y se lee: fecha, RUC, monto y concepto.
- 02
Valida
Revisa cada gasto contra la política y avisa lo que falta o está fuera de tope.
- 03
Envía
Arma la rendición y la manda al jefe directo, que la aprueba.
03 · Aprobaciones
Qué sale solo y qué pasa por una persona.
Empieza en modo supervisado: toda rendición pasa por el jefe directo antes de cerrarse. Con evidencia, pasa a por excepción: los gastos que cumplen la política llegan al jefe ya validados y solo las excepciones piden una revisión detallada, pero cada rendición la sigue aprobando el jefe directo. El reembolso lo paga una persona en su banco.
Las cuatro modalidades04 · Se conecta con
Tus herramientas de siempre.
- Correo
- Google Drive
- Hojas de cálculo
- SAP Business One
- Otros ERP (archivo)
05 · Horas devueltas
Lo que vale, en horas y en dólares.
Ejemplo: con 120 rendiciones al mes y 20 minutos por rendición para ordenar comprobantes, cuadrarlos y validar la política, devuelve 40 horas al mes (120 × 20 = 2 400 minutos). A costo cargado de tu equipo, eso se muestra en US$ en tu panel.
06 · Preguntas
Sobre este compañero.
¿Qué pasa con un comprobante ilegible o dudoso?
Si no se lee, pide otra foto. Si algo no cuadra (RUC, monto, duplicado), lo marca para el jefe en vez de decidir.
¿Puede reembolsar el dinero?
No. Arma la rendición, y el reembolso lo paga una persona en su banco.
¿Puede cambiar nuestra política de gastos?
No. Aplica la política que tú le cargas (topes, categorías, viáticos) y avisa cuando algo se sale.
07 · Finanzas
Trabaja bien con
Empecemos por un pendiente.
Cuéntanos qué persigue hoy tu equipo administrativo. Si encaja, lo probamos primero en tu empresa, con tu número y tus reglas.